n° 14
1er décembre 2011
L'actualité de l'État civil
Directeur de la publication :
Pierre-Marie Lehucher
Éditrice :
Émilie Martin
Éditrice assistante :
Fabienne Saudino
Contributeurs :
Martial Guarinos, Bernard Pedano-Manouvrier et Pierre Rudondy
Rédacteurs :
Sacha Dordevic et Guy Malherbe
En partenariat avec :
Connexite.fr
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L’événement
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Le nouveau modèle de livret de famille : alerte, urgence et nécessité
Le 15 novembre dernier, le Journal officiel publiait l’arrêté du 29 juillet 2011 modifiant celui du 1er juin 2006 fixant le modèle de livret de famille. Il était temps. Quelques semaines plus tôt, la circulaire n° CIV/14/10 du 25 octobre 2011 annonçait la mise en application, à compter du 15 novembre justement, de la « modification des modalités d’indication des doubles noms issus de la loi n° 2002-304 du 4 mars 2002 dans les actes d’état civil : suppression du double tiret ».
Une circulaire qui, soit dit en passant, n’est toujours pas publiée au Bulletin officiel du ministère de la Justice et des Libertés et ne le sera jamais au Journal officiel, de même que celle du 28 octobre 2011 qui met à jour l’IGREC (Instruction générale relative à l’état civil) suite à ces modifications. Autant dire qu’il est difficile de parler d’alerte précoce de l’ensemble des mairies, jusque et y compris dans les plus petites communes, toutes étant cependant concernées par ces nouvelles dispositions quand bien même elles ne sont pas des mairies de naissance (la nouvelle formulation étant applicable à chacun des actes de l’état civil). D’où la perspective, raisonnablement prévisible, de l’édition de nombreux actes erronés et de la nécessité d’autant de demandes de rectifications desdits actes auprès des procureurs, et ce, sur une période de plusieurs mois.
La publication de l’arrêté du 29 juillet était bien une urgence, liée à la nécessité pour le ministère de la Justice et des Libertés de se mettre en conformité avec la décision du Conseil d’État, rendue le 4 décembre 2009, déclarant inapplicable la circulaire interministérielle du 6 décembre 2004 en tant qu’elle impose le double tiret séparant les deux noms des parents souhaitant les transmettre à leurs enfants, en application de l’article 23 de la loi n° 2002-304 du 4 mars 2002 relative au nom de famille. Une décision qui a contraint la Chancellerie à adresser en urgence, le 12 janvier 2010, une dépêche aux procureurs généraux indiquant notamment que « lorsque les parents refusent le double tiret, l’officier de l’état civil doit enregistrer la déclaration de choix de nom sans ce séparateur, les deux vocables formant le double nom étant séparés, dans l’acte de naissance, par un simple espace », dans l’attente d’une nouvelle circulaire précisant les modalités de mise en place du nouveau dispositif. Une attente qui, au total, aura été attendue près de deux années. Au final, le résultat de cette attente est-il à la hauteur de celle des intéressés, officiers de l’état civil et citoyens ?
Au cœur du nouveau modèle de livret de famille, l’apparition dans ses rubriques destinées à l’indication du nom de famille d’une seconde ligne portant les mentions « 1ère partie » et « 2nde partie » (en abrégé), laquelle ne sera renseignée qu’en présence d’un double nom. C’est la conséquence directe de la disparition du double tiret. Quant à l’utilisation de la formule abrégée (1ère, 2nde), même si elle a pu choquer nombre d’officiers de l’état civil formés à l’aune de la rigueur et du bannissement de toute abréviation ou acronyme, ceux-ci se rangent généralement du côté de la raison qui tient compte du format non extensible (en tout cas que l’on n’a pas prévu ainsi) du livret de famille et des actes d’état civil.
Autre modification marquante : la suppression des mentions « premier », « deuxième », « troisième »… devant le mot « enfant » dans les rubriques relatives aux extraits des actes de naissance et de décès des enfants, qui, finalement, malgré l’émoi de certains, ne devrait pas avoir d’incidence majeure, la solution « technique » de bon sens étant simplement d’inscrire les enfants dans l’ordre de leur naissance, ce qui matérialisera leur place dans la fratrie.
À noter enfin l’actualisation de l’annexe II portant sur les renseignements relatifs à l’état civil et au droit de la famille. En particulier, le rappel de la possibilité pour chacun des époux (épouse et époux) d’utiliser, s’il le désire, le nom de son conjoint, en l’ajoutant ou en le substituant à son propre nom. Une réalité qui se heurtait encore parfois au refus de l’administration, laquelle invoquait la circulaire du 26 juin 1986, malgré le fait qu’elle n’était plus applicable, notamment depuis la loi n° 2004-439 du 26 mai 2004 consacrant le droit à l’usage du nom de son conjoint pour chacun des époux, sans faire de distinction entre l’homme et la femme.
Au total, un nouveau modèle de livret de famille qui semble répondre globalement aux attentes des officiers de l’état civil, même si certains d’entre eux peuvent regretter que leur avis d’hommes et de femmes de terrain n’ait pas été sollicité avant la refonte dudit livret. La bonne nouvelle c’est aussi la possibilité d’utiliser les anciens modèles jusqu’à épuisement, ce qui évitera d’avoir à les détruire, contrairement à ce qui s’est passé à plusieurs reprises au cours de ces dernières années.
 
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Trois questions à Joël Dangléant, responsable du service état civil et cimetières de la ville de Reims
La disparition du double tiret et l’apparition des nouvelles mentions le remplaçant représentent-elles une bonne solution ?
La décision du Conseil d’État obligeait le ministère de la Justice à trouver une solution à l’abandon du double tiret. Celle qui consiste à nous demander d’indiquer distinctement les parties sécables du nom répond à l’objectif de pouvoir déterminer pour des noms composés, à partir de la troisième génération, quels sont les vocables transmissibles à l’enfant. La formulation adoptée par le ministère – « 1ère partie » et « 2nde partie » – apporte la clarté nécessaire. Ce qui peut être surprenant pour un officier de l’état civil, c’est qu’elle utilise des formes abrégées (1ère, 2nde), alors que toute utilisation d’abréviations ou d’acronymes est en principe proscrite. Cela étant, même si la forme est surprenante, elle a le mérite d’être explicite et évitera des interprétations compliquées et hasardeuses.
Personnellement je ne regrette qu’une seule chose, c’est qu’à travers la circulaire, on nous demande encore de faire une distinction entre ceux qui possèdent toujours un double tiret et ceux qui ne le possèdent pas ou plus… Il aurait été beaucoup plus judicieux de ne pas créer cette distinction car, techniquement, ça ne posait aucun problème de faire apparaître systématiquement la notion de « 1ère partie » et de « 2nde partie » (dans le livret de famille ou dans les extraits d’acte), que les intéressés aient encore un double tiret ou qu’ils n’en aient pas.
La disparition des mentions « premier », « deuxième », « troisième » au niveau des rubriques des enfants pose-t-elle un problème ?
Non, pas vraiment. Il suffira d’inscrire les enfants dans l’ordre de leur naissance et d’ajouter « à la main » la mention manquante pour préciser la place de l’enfant dans la fratrie.
Quant à l’explication de cette disparition, on peut peut-être y voir la prise en compte de certaines situations gênantes. En effet, dans le cas où l’un des enfants de la fratrie ne peut être inscrit sur le livret de famille, l’ordre des enfants au sein de la fratrie pouvait s’avérer erroné. Le cas qui me vient à l’esprit et que nous rencontrons régulièrement, c’est celui rencontré par des parents qui ont acquis la nationalité française. Par effet collectif, les enfants mineurs du couple obtiennent également la nationalité française. La transcription de l’acte de naissance de ces personnes permet aux parents d’obtenir un livret de famille dans lequel sont indiqués chacun de leur enfant mineur. Le problème se pose lorsque l’un (ou plusieurs) de leurs enfants était majeur à la date à laquelle ils ont acquis la nationalité française. Celui-ci étant exclu du bénéfice de l’effet collectif, il n’est – généralement – pas possible de l’inscrire sur le livret de famille. Bien entendu, il était déjà prévu de modifier la formule du livret afin de faire apparaître que le premier enfant était en fait le deuxième enfant (IGREC, n° 623). Mais il est vrai que cette rature pouvait être mal perçue par certains parents.
En dehors des mesures que nous venons d’évoquer, y en a-t-il une ou plusieurs qu’il vous aurait semblé important d’ajouter ?
S’agissant du double nom, il aurait été opportun, par exemple, que l’on nous demande de préciser, suite à la rédaction de celui-ci, la nature de la déclaration souscrite en modifiant la formule existante, « suivant déclaration conjointe en date du… », par l’une des formules suivantes : « suivant déclaration conjointe de choix de nom en date du… » ou « suivant déclaration conjointe de changement de nom en date du… ».
Dernier point que j’aurais souhaité abordé : il est très intéressant de constater l’apparition d’un nouveau renvoi en relation avec la rubrique reconnaissance. Le ministère a eu la bonne idée d’indiquer que lorsque la mère n’a pu être renseignée (acte de naissance ou de mariage non détenu par une autorité française), la filiation maternelle étant établie par la désignation de la mère dans l’acte de naissance de l’enfant, celle-ci peut être indiquée dans l’extrait après le lieu de naissance de l’enfant : « de (prénom, NOM de la mère) née le… à…. ». Cette inscription permet de préciser l’identité de la mère qui n’apparaîtrait pas autrement.
Deux remarques cependant sur ce point :
- il était d’usage pour les officiers d’état civil de porter cette information concernant la mère en mention marginale. On constate que le ministère souhaite désormais que cette information soit portée dans l’extrait. Il aurait cependant été de bon ton que le modèle proposé dans l’arrêté inclue dans ce cas un paramétrage différent. Je crains que les éditeurs se cantonnent à recopier le modèle de l’arrêté sans prévoir le lignage nécessaire à cette éventuelle inscription de l’état civil de la mère ;
- enfin, si le cas de la mère étrangère a été prévu, je regrette que le ministère ait omis d’envisager la réciproque. L’identité du père étranger peut également ne pas être renseignée pour les mêmes raisons. Dans ce cas, il est d’usage de préciser son identité dans la rubrique reconnaissance. Or, le renvoi correspondant (n° 4) propose toujours uniquement de compléter la rubrique par la formule  « par le père ». Pour le père étranger, il conviendra à mon avis de continuer notre pratique antérieure et de compléter « reconnu(e) (4) le…. à…. par (prénom, NOM du père) né le… à…. ».
Propos recueillis par Guy Malherbe
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Veille juridique
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Lecture des articles 220 et 371-1 du Code civil = cérémonie de mariage gâchée ?
C’est en tout cas ce que semblent croire les auteurs de la proposition de loi visant à modifier l’obligation de lecture des articles 220 et 371-1 du Code civil lors des cérémonies de mariage.
L’article 220 précise que « chacun des époux a pouvoir pour passer seul les contrats qui ont pour objet l’entretien du ménage ou l’éducation des enfants : toute dette ainsi contractée par l’un oblige l’autre solidairement ». Néanmoins, complète ledit article : « La solidarité n’a pas lieu pour des dépenses manifestement excessives, eu égard au train de vie du ménage, à l’utilité ou à l’inutilité de l’opération, à la bonne ou mauvaise foi du tiers contractant » ; de même que pour les achats à tempérament ou les emprunts « à moins que ces derniers ne portent sur des sommes modestes nécessaires aux besoins de la vie courante ». Texte qui doit être lu aux futurs époux le jour de la cérémonie de mariage, en vertu du premier alinéa de l’article 75 du Code civil. Selon les parlementaires à l’origine de la proposition de loi, la lecture de cet article « revêt un côté souvent ridicule et surtout peu compatible lors de la célébration d'un mariage ».
Quant à l’article 371-1, qui connaît la même obligation de lecture, il prévoit que « l’autorité parentale est un ensemble de droits et de devoirs ayant pour finalité l’intérêt de l’enfant. Elle appartient aux père et mère jusqu’à la majorité ou l’émancipation de l’enfant pour le protéger dans sa sécurité, sa santé et sa moralité, pour assurer son éducation et permettre son développement, dans le respect dû à sa personne. Les parents associent l’enfant aux décisions qui le concernent, selon son âge et son degré de maturité ». Les auteurs de la proposition de loi jugent cette lecture « déplacée lorsque le mariage concerne des personnes dont l’âge ne permet plus d’exercer une telle autorité parentale ».
L’unique article de la proposition de loi, enregistrée à la présidence du Sénat le 5 novembre dernier, prévoit donc la suppression de l’obligation de lecture de l’article 220 et le maintien, sous réserve, de celle de l’article 371-1, la réserve étant matérialisée par l’ajout de la formule suivante à la fin du premier alinéa de l’article 75 : « sauf lorsque l’officier d’état civil estime cette lecture incompatible avec la situation effective des futurs mariés ».
 
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Penser à un autre le jour de son mariage… une cause de nullité ?
Penser à quelqu'un d'autre le jour de son mariage constitue t-il une cause de nullité ? Non, répond la cour d'appel de Lyon dans un arrêt du 17 octobre 2011.
Dans l'affaire en cause, un mari avait demandé la nullité de son mariage en se fondant sur les articles 146 et 180, alinéa 2 du Code civil. Il soutenait que sa femme, qui avait un amant et qui ne l'avait pas informé de la situation, n'avait pas d'intention conjugale. Pour la cour, le fait pour la future épouse d'avoir pensé à un autre homme le jour de l'union ne suffit pas à caractériser le défaut d'intention matrimoniale.
Pour reprendre la chronologie des évènements, la future femme entretenait une liaison avec un collègue en mars 2008, lequel est ensuite parti s'installer au Canada, au mois de juillet de la même année. Le mariage a été célébré en août, rien n'empêche donc que la femme ait souhaité s'engager pleinement dans les liens du mariage, avec l'intention sincère de respecter les devoirs et obligations énoncés aux articles 212 et suivants du Code civil. Et la séparation rapide des époux après le mariage ne change rien, elle ne permet pas de déduire, de façon rétroactive, l'existence d'un défaut ou d'un vice du consentement au jour de la célébration.
 
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Service civique : un rapport fait état de difficultés sur le terrain
Le 8 novembre dernier, la commission des affaires culturelles et de l’éducation de l’Assemblée nationale rendait son rapport d’information sur la mise en application de la loi n° 2010-241 du 10 mars 2010 relative au service civique, qui a pour principal objectif de développer l’engagement citoyen, notamment auprès des plus jeunes.
Fondé sur le principe du volontariat, le service civique doit constituer une expérience valorisante au service de la collectivité, en offrant à toute personne de plus de seize ans de nationalité française, ou résidant en France depuis plus d’un an, l’opportunité d’effectuer pendant six à douze mois une mission d’intérêt général « reconnue prioritaire pour la Nation » et indemnisée, au sein d’un organisme sans but lucratif ou d’une personne morale de droit public.
Si les auteurs du rapport jugent satisfaisante l’application réglementaire de la loi, ils estiment « plus problématique » sa mise en œuvre sur le terrain :
- mixité sociale encore imparfaite (population plutôt féminine et plutôt diplômée, implantation difficile dans les territoires ruraux, développement inégal dans les outre-mer) ;
- dérives des missions en l’absence de contrôle (des missions au contenu parfois très flou, glissement vers de la substitution à l’emploi, tendance à « recycler » les expériences antérieures plutôt qu’émergence de projets nouveaux, mise en place tardive d’un contrôle des missions) ;
- manque d’impulsion pour la formation et le tutorat des jeunes (formation civique et citoyenne tenant plus du marché que d’une éducation à la citoyenneté) ;
- valorisation des compétences sans traduction concrète (reconnaissance tardive dans les parcours universitaires, démarches limitées et peu pertinentes en direction des employeurs, projet élitiste d’Institut du service civique) ;
- gestion insatisfaisante des agréments (agréments majoritairement délivrés au niveau national au détriment du niveau local, gestion complexe) ;
- pilotage du dispositif opaque et centralisé (concertation insuffisante, coordination imparfaite entre les échelons national et local, absence d’une gouvernance locale de proximité) ;
- nécessité d’une adaptation quant à sa dimension internationale (déclinaison du service civique à l’international encore peu développée et mal définie).
Outre l’évaluation approfondie de l’application du dispositif, une enquête sur l’impact du service civique a été lancée auprès de jeunes pour évaluer leur appréciation. La loi du 10 mars 2010 prévoit que le Gouvernement devra rendre un rapport d’évaluation du dispositif avant le 31 décembre de cette année. Enfin, une liste récapitulant les préconisations de la commission des affaires culturelles et de l’éducation en matière d’aménagement du cadre législatif du service civique devrait être publiée.
 
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État civil et empreintes digitales : lien faible contre lien fort, qui aura le dernier mot ?
« Lien faible » contre « lien fort », qui finalement aura le dernier mot ? Tel est bien l’un des enjeux majeurs de la bataille que se livrent actuellement les sénateurs et le Gouvernement (et la majorité de l’Assemblée nationale), via l’examen de la proposition de loi relative à la protection de l’identité, quant aux liaisons entre état civil et empreintes digitales, objet du rejet par les sénateurs de l’amendement n° 4, le 3 novembre dernier.
Liaisons dangereuses, selon les sénateurs, qui, dès le 1er juin dernier, avaient modifié le texte d’origine afin d’apporter une garantie matérielle rendant impossible l’identification d’une personne à partir de ses seules empreintes biométriques enregistrées dans la base dite « titres électroniques sécurisés » (TES) prévue par la proposition de loi. Dans ce système des fichiers dits à « liens faibles », les empreintes du titulaire de la carte d’identité sont stockées dans un grand dossier informatique et distinguées par un numéro spécifique. Lors d’une vérification d’identité, la base indique seulement si cette identité correspond à une empreinte du dossier sans la désigner. Ce qui suppose que des recherches soient entreprises en cas de signalement suspect par exemple, en l’absence de liens directs entre fichiers. On parle alors de « liens faibles ». Un système qui rassure les sénateurs, soucieux du respect des principes fondamentaux attachés aux libertés individuelles, tout en restant à leurs yeux efficace, puisque selon François Pillet, rapporteur de la commission des lois, « l’usurpateur aura 99,9 chances sur 100 de se faire prendre en cas d’alerte ».
Un système qui, en revanche, représente pour le Gouvernement (et la majorité de l’Assemblée nationale), un maillon faible du dispositif mis en place par la proposition de loi. D’où le plaidoyer pour le maintien du « lien fort » dans l’objet de l’amendement n° 4 présenté par le Gouvernement : « En l’absence de liens entre les données biométriques et les données d’état civil, il n’est pas possible d’établir l’identité biométrique d’une personne dans la base. Cela ne permet donc pas de vérifier que les mêmes données biométriques n’ont pas été utilisées sous plusieurs états civils différents. Contrairement aux objectifs recherchés de sécurité dans la délivrance des titres et de protection de l’identité des Français, une même personne pourrait ainsi se voir délivrer plusieurs titres sous des identités différentes ». Et de conclure : « Dans le dispositif proposé pour l’instant par le texte, la France se priverait, alors que les moyens techniques sont prêts et que la majorité des Français est favorable à cette évolution, d’un outil important qui contribuerait à la lutte contre la fraude et l’usurpation d’identité et donc à la protection des Français ».
Protection des libertés individuelles versus protection contre l’usurpation d’identité ! « Lien faible » contre « lien fort » ! Un débat (un combat ?) qui va bien au-delà de la simple question de « proportionnalité entre l’objectif de la loi et les moyens mis en œuvre pour son application » posée par François Pillet. Un vrai débat démocratique, un débat droite/gauche sur le choix des valeurs à mettre en avant. Un combat dont on connaît de toute façon l’issue, en cas d’absence de compromis, en vertu du principe du dernier mot donné à l’Assemblée nationale.
 
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Un fichier pour lutter contre la fraude documentaire et l'usurpation d'identité
Selon un arrêté du 9 novembre 2011, publié au Journal officiel du 29 novembre, un traitement de données à caractère personnel est créé et dont la finalité est la gestion des dossiers instruits dans le cadre de la lutte contre la fraude documentaire et l'usurpation d'identité sur les cartes nationales d'identité et les passeports. Ce fichier est mis en œuvre par la direction des Libertés publiques et des Affaires juridiques (DLPAJ) du ministère de l'Intérieur. Il doit faciliter l'identification des états civils frauduleux ou usurpés et permettre au service de décider des suites à donner.
Les données personnelles et informations enregistrées sont :
- l'état civil réel ou supposé : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, adresses postale et électronique, coordonnées téléphoniques, filiation, nationalité, photographie, signature ;
- tout document permettant d'établir l'identité d'une personne ;
- toute pièce ou document nécessaire à l'instruction et la gestion administratives des dossiers individuels.
Le traitement de données ainsi constitué ne comporte aucun dispositif de reconnaissance faciale à partir de la photographie et « ne fait l'objet d'aucune interconnexion ni mise en relation ». Ces données sont conservées pendant une durée de douze ans, sauf lorsque l'absence de fraude sur le dossier de demande de titre est avérée au cours de l'instruction : les données sont alors effacées « sans délai ». Les agents de la direction, individuellement désignés et spécialement habilités, sont les seuls à pouvoir y accéder. En revanche, peuvent être destinataires de ces données :
- les agents chargés de la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports ;
- les agents chargés des missions de recherche et de contrôle de l'identité des personnes, de la validité et de l'authenticité des titres d'identité et de voyage au sein des services de la police et de la gendarmerie nationales ;
- les agents de l'administration centrale du ministère de la Justice chargés de l'application de la législation relative à la nationalité française.
Les droits d'accès et de rectification s'exercent directement auprès du service gestionnaire du fichier, conformément aux dispositions des articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Les droits d'information et d'opposition, prévus aux articles 32 et 38 de la loi de 1978, ne s'appliquent pas.
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Focus
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Démarches administratives et justificatif de domicile
S’il est un sujet récurrent parmi les préoccupations des mairies, c’est celui du justificatif de domicile pour lequel bien souvent les pratiques observées diffèrent considérablement d’une collectivité à l’autre, sans que la réglementation les encadrant soit réellement claire.
D’abord, il s’agit de déterminer si une collectivité territoriale peut ou non exiger un tel justificatif de la part de ses usagers à l’occasion des différentes prestations qu’elle leur propose et, si oui, sous quelle forme (1). Ensuite, la question de leur durée de validité ainsi que le problème de leur conservation et de la confidentialité des informations qu’ils contiennent doivent également être appréhendés au regard de la réglementation existante (2).
1. L’obligation de justifier de son domicile
Le justificatif de domicile constitue sans doute l’élément le plus demandé par l’administration pour l’ensemble des formalités. Les mairies n’échappent pas à la règle et l’exigent presque toujours.
Or, l’article 6 du décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 portant simplification des formalités administratives dispose que, « hormis les cas où le domicile est déclaré en vue de la délivrance d'un certificat de nationalité française, de l'obtention d'un titre d'identité, de voyage […] ou de la délivrance d'une attestation d'accueil ou en vue de l'inscription volontaire sur les listes électorales ou sur les fichiers d'immatriculation consulaire, les personnes physiques […] ne sont pas tenues de présenter des pièces justificatives. À défaut de notification opérée par écrit d'un nouveau domicile, la déclaration ainsi faite leur est opposable. Pour les formalités d'inscription dans les établissements scolaires […], la justification du domicile peut être exigée ».
Ce texte donne donc une liste exhaustive des prestations pour lesquelles ce justificatif est obligatoire en raison d’une réglementation spécifique (cartes d’identité, passeports, inscriptions électorales et attestations d’accueil notamment). À noter qu’il faut ajouter à cette liste les autorisations de sortie du territoire qui sont assimilées à un document de voyage.
Le décret du 26 décembre 2000 cite également les inscriptions scolaires en laissant le choix aux mairies de l’exiger ou non, la carte scolaire des écoles maternelles et primaires l’imposant le plus souvent.
Enfin, la circulaire du 22 juin 2010 relative à la lutte contre les mariages simulés exclut expressément les mariages du champ d’application du décret du 26 décembre 2000 en imposant la production de justificatifs de domicile probants.
Aussi peut-on en déduire qu’a contrario, pour toutes les autres démarches, une simple déclaration sur l’honneur de l’usager – de préférence écrite – concernant son domicile doit être considérée comme recevable. Ainsi, notamment, les demandes de légalisation de signature ou encore de copies certifiées conformes échappent à la règle impérative de production d’un justificatif de domicile.
Il en sera de même pour toutes les prestations qu’une commune peut proposer à ses administrés, telles les inscriptions à la bibliothèque, à la piscine, à la cantine, en crèche ou encore, le cas échéant, les calculs de quotients familiaux ou de réductions diverses, etc.
2. Durée de validité, conservation, réutilisation et confidentialité
Lorsque l’obligation existe, la question de la durée de validité des justificatifs de domicile se pose aussi très souvent avec, là encore, des pratiques variées et contradictoires entre les collectivités.
En premier lieu, il faut savoir que, lorsqu’ils l’imposent, les textes ne lui prévoient aucune durée légale de validité (trois mois, six mois, un an…). Il semblerait donc assez cohérent pour chaque mairie d’adopter un délai commun à l’ensemble des prestations concernées afin de placer leurs administrés dans une situation plus équitable et rationnelle, et avec un point de départ de cette durée de validité bien identifié (par exemple la date d’émission de la facture ou de la quittance).
Par ailleurs, les procédures dématérialisées en constante augmentation au sein des collectivités territoriales posent la question de la réutilisation du justificatif produit. Cela ne sera évidemment possible que dans l’hypothèse où la mairie aura précisément informé ses usagers d’une durée de validité précise et que celui qui aura été conservé informatiquement soit toujours valide. Dans le cas contraire, l’usager devra produire un nouveau document. Bien évidemment, la déclaration des fichiers à la CNIL est obligatoire.
Enfin, la confidentialité des informations peut faire l’objet de controverses : les fonctionnaires étant tenus par leur statut à un devoir de discrétion professionnelle, la collecte de justificatifs très divers, y compris ceux mentionnant des informations financières (bulletins de salaire, par exemple), est possible. En revanche, l’article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 rend illicite la « collecte de données faisant apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou l’appartenance syndicale des personnes ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci ».
En définitive, la finalité est l’obtention d’un justificatif suffisamment probant pour établir la réalité du domicile. L’administration pourra toujours exiger un autre justificatif concordant lorsqu'un doute apparaîtra précisément sur ce caractère probant lors de l’instruction d’un dossier. Le même type de démarche devra être mis en place si une photocopie paraît suspecte, en demandant la production de la pièce originale (par lettre recommandée avec accusé de réception, en vertu de l’article 3 du décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000).
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Forum des lecteurs
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Et vous souhaitez que nous y répondions dans votre prochaine Lettre Légibase État civil ?
Pour cela, rien de plus simple ! Il vous suffit de nous adresser un e-mail à : infos@legibase-etatcivil.fr.
 
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Dans le cadre de la mise à jour d’un livret de famille ou de demande d’établissement d’un second livret de famille, la mairie de résidence peut-elle refuser d’expédier le livret dans les mairies concernées, laissant cette démarche à la charge de l’usager ?
Dans le cadre d’une demande de duplicata de livret de famille, la mairie de résidence a un rôle de coordination entre les diverses mairies devant intervenir dans l’établissement de ce document.
Cette procédure est prévue par l’article 14 du décret n° 74-449 du 15 mai 1974, modifié par le décret n° 2006-640 du 1er juin 2006, qui dispose qu’« un second livret peut être remis à celui des époux ou des parents qui est dépourvu du premier livret […]. La demande est faite, selon le cas, à l’officier de l’état civil de la résidence ». La lecture de cet article ne permet pas le moindre doute : la mairie de résidence du requérant ne peut pas refuser d’expédier la demande de duplicata ou le duplicata lui-même si elle y a inscrit un ou des actes dont elle est dépositaire. Néanmoins, elle ne joue qu’un simple rôle de coordination entre les mairies, elle n’est pas tenue de fournir elle-même le livret de famille (IGREC, n° 614).
En ce qui concerne la mise à jour des livrets, les textes ne précisent pas si la mairie de résidence doit, comme pour la demande d’un duplicata, jouer un rôle de coordination. Pour des raisons de sécurité, il paraît plus prudent qu’elle se charge de l’envoi du livret afin de s’assurer que sa mise à jour ne nécessite pas l’établissement d’un nouveau livret et que le livret modifié soit bien remis aux personnes habilitées. En effet, l’envoi du livret directement à l’adresse de l’intéressé peut présenter des risques (vol, par exemple).
Pour finir, il convient de rappeler que la délivrance des livrets est gratuite, en vertu de l’article 19 du décret n° 74-449 en ce qui concerne le premier livret et en vertu du décret n° 74-451 du 15 mai 1974 pour ce qui est du second livret (dans la mesure où il abroge le décret n° 58-935 du 6 octobre 1958, qui avait établi des droits d’expédition dus à raison de la délivrance d’un nouveau livret de famille). Chaque commune est donc libre d’opter pour une délivrance gratuite ou non des livrets supplémentaires.
 
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Quels types de mentions peuvent figurer sur les extraits avec filiation ?
La rubrique n° 199-1 de l’Instruction générale relative à l’état civil énumère les mentions devant apparaître sur les extraits avec filiation.
1. Extrait d’acte de naissance :
- mariage et divorce éventuel : en cas de pluralité d’union, seul le dernier mariage et/ou divorce doit être mentionné mais, à la demande expresse du requérant, les unions antérieures peuvent être indiquées ;
- séparation de corps, sauf en cas de divorce ou de reprise de vie commune ;
- décès ;
- adoption par la Nation ;
- répertoire civil (sauf si une mention de radiation de ce répertoire est mentionnée) ;
- PACS ;
- mentions relatives à la nationalité française ;
- adoption simple, si elle ne se substitue pas à un lien de filiation paternel ou maternel inexistant.
2. Extrait d’acte de mariage :
- changement de régime matrimonial ;
- séparation de corps ;
- reprise de vie commune ;
- divorce ;
- adoption simple, si elle ne se substitue pas à un lien de filiation paternel ou maternel inexistant.
L’énumération exposée ci-dessus n’est pas exhaustive ; il s’agit des mentions les plus courantes. Mais il existe certaines mentions qui doivent être intégrées dans les extraits et ne doivent donc pas apparaître en mentions marginales. Il s’agit de celles qui viennent modifier un élément de l’acte qui ne nécessite pas que son lecteur sache pour quelle raison ce dernier a été modifié. Tel est le cas d’une rectification par décision du procureur de la République, d’un changement de nom ou de prénom, ou de l’établissement ou de la suppression d’un lien de filiation, par exemple.
Sources :
 
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Devons-nous transmettre au procureur de la République un avis de mention d'acte de notoriété porté sur un acte de décès à la demande du notaire chargé de la succession du défunt ?
Dès lors qu’une mention marginale est apposée sur un registre d’état civil et que le 2e exemplaire dudit registre a été déposé au tribunal de grande instance, l’officier de l’état civil doit envoyer au greffier de ce tribunal l’avis de mention correspondant.
Jusqu’au 31 décembre 1988, les mentions marginales étaient apposées sur les deux exemplaires des registres d’état civil. L’article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d’ordre social a en effet supprimé, à compter du 1er janvier 1989, l’obligation de mise à jour du double des registres détenu par les greffes des tribunaux de grande instance de métropole.
Néanmoins, les greffes restent destinataires soit des avis de mention, soit des avis de mise à jour relatifs aux actes qu’ils détiennent et qu’ils doivent classer selon certains critères :
- répartition par commune ;
- pour les communes tenant des registres distincts pour les naissances, mariages et décès, une subdivision est faite en fonction de la nature de l’acte concerné ;
- pour les autres communes, la subdivision reste à l’appréciation du greffier en chef du tribunal.
Ces règles de classement permettent de faciliter la reconstitution d’actes en cas de détérioration ou de destruction du premier registre, le second registre ayant une vocation de sauvegarde.
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Modèles et documents pratiques
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Le procès-verbal d’état d’abandon
Il convient de garder à l'esprit qu'en mettant en œuvre la procédure de reprise, la commune ne respecte pas la durée pour laquelle la concession a été délivrée. Dès lors, les textes entourent cette procédure d'un très grand formalisme, dont le procès-verbal d’état d’abandon fait partie, auquel s'ajoutent de nombreuses mesures de publicité (CGCT, art. L. 2223-17 et L. 2223-18, et R. 2223-12 à R. 2223-23).
Même si la lecture des textes, notamment l'article R. 2223-12 du CGCT, invitent à penser que la procédure ne concerne que les concessions perpétuelles, celle-ci s'applique pourtant à toutes les concessions d'une durée de trente ans et plus (Rép. min., n° 11166, JOAN Q, 26 septembre 1994, p. 4787). L'utilisation de cette procédure n'est, en outre, nullement obligatoire pour la commune.
La mise en œuvre de la procédure implique que soient réunies deux conditions cumulatives.
D'une part, la procédure ne peut intervenir qu'à l'issue d'une période de trente ans, sachant toutefois que la reprise est impossible dans les dix années consécutives à la dernière inhumation dans la concession (CGCT, art. L. 2223-17 et R. 2223-12).
D'autre part, la concession visée par la reprise doit avoir « cessé d'être entretenue » (CGCT, art. L. 2223-17), cette seconde condition étant d'ailleurs la seule justification du non-respect par la commune de la durée du contrat de concession.
Toutefois, la procédure peut être soit modifiée, soit prohibée. Il existe, d'abord, une procédure de reprise particulière dans les cimetières des communes des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle (CGCT, art. L. 2542-27). Ensuite, la procédure ne peut pas intervenir avant un délai de cinquante ans pour les concessions des personnes dont l'acte de décès porte mention « Mort pour la France » en application des articles L. 488 et L. 489 du Code des pensions militaires (CGCT, art. R. 2223-22). Enfin, lorsque les concessions sont entretenues par une commune ou un établissement public en exécution d'une donation ou d'une disposition testamentaire, le recours à la procédure de reprise pour état d'abandon est impossible (CGCT, art. R. 2223-23).
Sources :
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